參加展會(huì)需要開展哪些準(zhǔn)備工作

做好展會(huì)的準(zhǔn)備工作，讓展臺(tái)一鳴驚人，宣傳方式別出心裁，特別是展出的產(chǎn)品具有較高的科技含量或較大差異性，會(huì)為公司贏得很大的市場。

宣傳方式

一、技術(shù)講座。部分展會(huì)還同期舉辦技術(shù)講座和研討會(huì)，參展商也可以要求在期間興行一場或者多場講座。這是向各界來訪者推薦新產(chǎn)品和新服務(wù)的一種很好的形式，這些有備而來的參加者，不是普通聽眾，而是專業(yè)人士，這是您發(fā)展用戶的良好機(jī)會(huì)。通常，在交納規(guī)定的費(fèi)用后，大會(huì)主辦者提供會(huì)議室和基本的會(huì)議設(shè)備。特殊的會(huì)議設(shè)備，您可以預(yù)先甚至臨時(shí)租用。

二、舉行活動(dòng)。為吸引觀眾，參展商可以在展位內(nèi)舉辦小型活動(dòng)，如小型產(chǎn)品講座，技術(shù)講座，有獎(jiǎng)活動(dòng)，發(fā)送小紀(jì)念品，新穎的文藝演出?？傊瑧?yīng)在有限的時(shí)間、場地和經(jīng)費(fèi)預(yù)算內(nèi)達(dá)到好的宣傳效果。這些活動(dòng)所需要的設(shè)備，包括上述會(huì)議、技術(shù)講座所需要的設(shè)備，如聲像設(shè)備的大屏幕電視、電視墻、音響、舞臺(tái)燈光、電視、錄像機(jī)、VCD、DVD等。

三、場地宣傳。除會(huì)刊宣傳外，大會(huì)主辦者和展覽館還提供室內(nèi)室外的場地廣告，包括條幅、橫幅、旗幟、氣球等。對(duì)展覽館場地熟悉、有經(jīng)驗(yàn)的參展單位的展覽策劃者會(huì)早選擇租憑有利的位置。

四、廣告宣傳。廣告宣傳在整個(gè)展覽過程中扮演主要角色，參展商應(yīng)在展覽會(huì)前在行業(yè)的專業(yè)雜志以及展覽會(huì)刊上刊登廣告及自己產(chǎn)品的特別報(bào)道。好提前將刊有自己產(chǎn)品彩頁的專業(yè)雜志寄給目前及潛在的顧客群，并附信提醒顧客，這些產(chǎn)品將于展會(huì)上展出，同時(shí)贈(zèng)上展會(huì)人場券或貴賓卡，附注自己的攤位號(hào)，使客商感到十分榮幸來展會(huì)參觀

五、網(wǎng)頁宣傳。參展廠商亦可在參展前，制作自己的宣傳網(wǎng)頁在網(wǎng)上做宣傳并做鏈接，提高自己產(chǎn)品的知名度，并與自己的客戶在網(wǎng)上探討技術(shù)問題，相約在展覽期間的會(huì)談。

六、展位裝修。展位裝修一般專業(yè)的裝飾公司會(huì)為您設(shè)計(jì)得很合理，如果想要吸引參展觀眾，那么一定要在展位的布置上下點(diǎn)功夫，特別是標(biāo)準(zhǔn)展位不像特殊展位那樣顯眼，往往設(shè)計(jì)風(fēng)格獨(dú)特的展位更吸引人，可以在色彩還有裝飾方面做一些調(diào)整。

七、宣傳資料。做好企業(yè)宣傳資料，對(duì)自身產(chǎn)品及企業(yè)進(jìn)行包裝和宣傳。展會(huì)無論使用多少花招，一份介紹資料還是必不可少的，這始終是客戶了解企業(yè)的根本手段。但是很多企業(yè)對(duì)資料的重視卻還不夠。隨便在展會(huì)在逛逛，手中很快就能拿到各種企業(yè)的簡介及宣傳資料。如何在這些資料中脫穎而出，突出企業(yè)優(yōu)勢，打動(dòng)客戶？便捷的方式是尋求專業(yè)的設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)的幫助，比如藍(lán)蟻廣告設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)有多年為企業(yè)定制展會(huì)宣傳資料的經(jīng)驗(yàn)，在此類設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)的專業(yè)建議下，企業(yè)配合整理出的企業(yè)資料，再由藍(lán)蟻廣告設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)精心包裝表現(xiàn)有效的視覺效

八、廣告語。一個(gè)客戶從展位前走過，目光停留在展位上的時(shí)間不過3秒，3秒中他能看到什么？2句以上的話基本都記不住，所以在廣告語的戰(zhàn)斗中，首先要把握一個(gè)字“精”。很多企業(yè)將密密麻麻的介紹貼在墻上，總認(rèn)為這樣的效果也不錯(cuò)。其實(shí)寫一句廣告語把客戶吸引過來就夠了，剩下的事情就是人對(duì)人的詳細(xì)解釋了。

參展流程

一、企業(yè)一旦決定參展，應(yīng)該盡快與展會(huì)的主辦單位取得聯(lián)系，索取“參展商指南”，指南應(yīng)該包括展覽會(huì)介紹資料、參展申請(qǐng)表格、參展費(fèi)用、有關(guān)服務(wù)、展館展位圖、參展人員手冊等。企業(yè)認(rèn)真填寫參展表格，并交納相關(guān)的費(fèi)用。

二、展會(huì)的主辦單位收到企業(yè)的展位費(fèi)后，發(fā)出確認(rèn)函，對(duì)企業(yè)的參展予以確認(rèn)，企業(yè)在接到主辦單位的展位確認(rèn)函后，應(yīng)該立即著手進(jìn)行展位裝修和參展材料的準(zhǔn)備。

三、展臺(tái)位置由主辦者全盤規(guī)劃，按照產(chǎn)品和服務(wù)的內(nèi)容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺(tái)的位置，或者是以展位費(fèi)的多少來區(qū)分位置的好壞。主辦者提供展位圖上標(biāo)出了哪些位置可供選擇。一般越早將參展申請(qǐng)表格遞交給大會(huì)主辦者，越容易得到好位置。

四、參展前做好費(fèi)用預(yù)算，參展費(fèi)包括展位費(fèi)、展位裝飾裝修費(fèi)、展品運(yùn)輸費(fèi)、機(jī)票火車長途車費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、食宿費(fèi)、設(shè)備租賃費(fèi)、廣告宣傳費(fèi)、資料設(shè)計(jì)印刷費(fèi)等。做參展經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，還要加上總費(fèi)用的10%，作為不可預(yù)見的費(fèi)用支出。

五、展臺(tái)的規(guī)格型號(hào)通常分標(biāo)準(zhǔn)展位、特殊展位、特裝修展位等。一般標(biāo)準(zhǔn)展位為3米*3米的標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)，大會(huì)主辦負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)的搭建并提供展示所需要的基本設(shè)施，包括三面展墻，二個(gè)固定在展墻上的射燈，一個(gè)展桌（長1米，寬50厘米，高80厘米），兩把椅子，地毯，200V5A三項(xiàng)電源插座一個(gè)，以及刻寫眉板文字即企業(yè)的名稱。如果展覽中需要大量用電、水、天然氣等，一定要在參展申請(qǐng)表格中加以說明強(qiáng)調(diào)。

六、展品資料運(yùn)輸，大會(huì)主辦者會(huì)有參展細(xì)則里提供展品運(yùn)輸?shù)奶嶝涁?fù)責(zé)人的姓名和收貨地址，您可以按此將展品提前運(yùn)往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運(yùn)輸代理，運(yùn)輸代理提供門到展位到門的服務(wù)、

七、布展。現(xiàn)場找到主辦單位領(lǐng)取通行證?？梢栽谡箷?huì)開始之前提前進(jìn)行展會(huì)布展。

八、撤展。在大會(huì)后一天，觀眾清場后即可以開始撤展。產(chǎn)品可以自己運(yùn)輸，也可以交給物流公司運(yùn)輸。清潔服務(wù)大會(huì)免費(fèi)提供參觀者通道和其他公共場地的清潔衛(wèi)生，但展位內(nèi)的清潔通常由參展單位自行負(fù)責(zé)。

九、會(huì)后聯(lián)系。展會(huì)期間，參觀者只是對(duì)企業(yè)有了粗淺的認(rèn)識(shí)，真正的生意往往會(huì)來自于會(huì)后。展覽會(huì)雖然結(jié)束，生意則剛剛開始。所以切記兩點(diǎn)：一、展會(huì)期間的用戶訪談?dòng)涗?，這是企業(yè)的筆財(cái)富；二、會(huì)后資料的整理，用戶跟蹤聯(lián)系。

參展準(zhǔn)備

一．人員（參展人員要求對(duì)公司的產(chǎn)品和技術(shù)有深入了解，自信，外向，有參展經(jīng)驗(yàn)，身體健康）

二．著裝（展覽期間建議員工穿著正式服裝，一方面代表公司的形象，另一方面也是對(duì)參觀者的尊重。如果能配合展臺(tái)的搭建和公司顏色的統(tǒng)一著裝，則效果會(huì)不同凡響。）

三．食宿（如果對(duì)展覽城市不熟悉，您可以住宿在大會(huì)推薦的賓館，來往展館交通便利且價(jià)格適中）

四．物流（產(chǎn)品可自行運(yùn)輸，如外包給第三方物流企業(yè)承運(yùn)，請(qǐng)盡可能提前預(yù)約）

五．通行證。（參展人員報(bào)道時(shí)，大會(huì)主辦者會(huì)提供參展工作證。）

六．展覽資料（光盤、海報(bào)、產(chǎn)品單頁彩頁、價(jià)目表、名片、產(chǎn)品介紹、公司介紹、畫冊等，其使用量往往會(huì)超過您的預(yù)料，所以要做好充分的準(zhǔn)備工作。根據(jù)藍(lán)蟻廣告的經(jīng)驗(yàn)，比如畫冊預(yù)計(jì)要發(fā)1000多本，好印制2000本，這樣既避免了展會(huì)上出現(xiàn)畫冊會(huì)不夠發(fā)的現(xiàn)象，也因性印的數(shù)量多，單價(jià)也會(huì)比較低。況且一般企業(yè)的宣傳畫冊也不是性的，這次用不完下次展會(huì)可以繼續(xù)用。也許你會(huì)覺得要是不夠可以再加印1000冊，其實(shí)印兩次1000冊的價(jià)錢遠(yuǎn)要比性印2000冊的價(jià)錢高得多。）

接待注意事項(xiàng)

一、不要坐著。展覽會(huì)期間坐在展位上，給人留下的印象是：你不想被人打擾。

二、不要看書。通常你只有二到三秒鐘的時(shí)間引起對(duì)方的注意。吸引他停下來，如果你在看報(bào)紙或雜志，是不會(huì)引起人注意的。

三、不要在展會(huì)上吃喝。那樣會(huì)顯得粗俗、邋遢和漠不關(guān)心，而且你吃東西時(shí)潛在顧客不會(huì)打擾你。

四、不要打電話。每多用一分鐘打電話，就會(huì)同潛在顧客少談一分鐘。

五、不要與其他展位的人交談。如果你不想讓參觀者在你的展位前停下來，他們自然會(huì)走開?？吹侥阍诤蛣e人說話，他們不會(huì)前來打擾你。盡量少和參展同伴或臨近展位的員工交談。你應(yīng)該找潛在顧客談，而不是與你的朋友聊天。

六、不要以貌取人。展覽會(huì)上惟一要注重儀表的是參展單位的工作人員，顧客都會(huì)按自己的意愿盡量穿著隨便些，如牛仔褲、運(yùn)動(dòng)衫、便褲，什么樣的都有。不要因?yàn)轭櫩痛┲S意就低眼看人。

七、不要聚群。如果你與兩個(gè)或更多參展伙伴或其他非潛在顧客一起談?wù)?，那就是聚群。在參觀者眼中，走近一群陌生人總令人心里發(fā)虛。在你的展位上創(chuàng)造一個(gè)溫馨、開放、吸引人的氛圍。

八、要滿腔熱情。常言說得好，表現(xiàn)得熱情，就會(huì)變得熱情，反之亦然。如果你一副不耐煩的樣子，就容易討人嫌。熱情洋溢無堅(jiān)不摧，十分有感染力。要熱情地宣傳自己的企業(yè)和產(chǎn)品。在參觀者看來，你就代表著你的企業(yè)。你的言行舉止和神情都會(huì)對(duì)參觀者認(rèn)識(shí)你的企業(yè)產(chǎn)生極大的影響。

九、要善用潛在顧客的名字。人們都喜歡別人喊自己的名字。努力記住潛在顧客的名字，在談話中不時(shí)提到，會(huì)讓他感到自己很重要。大膽些，直接看著參觀者胸前的名牌，大聲念出他的名字來。遇到難讀的名字就問。如果是個(gè)極不尋常的名字，也許就是你同潛在顧客建立關(guān)系得手的敲門磚。

十、要指定專人接待媒體。媒體也許會(huì)到你的展位找新聞，一定要安排專人作為你的企業(yè)與媒體的聯(lián)系人，這樣就可對(duì)自己企業(yè)的宣傳始終保持一致口徑。如果每個(gè)參展的工作人員都可以與新聞界交談，那么你是在自找麻煩，因?yàn)闊o論你對(duì)員工的訓(xùn)練如何有素，都不可能統(tǒng)一口徑。

十一、要佩戴好名牌。在展會(huì)上，你肯定不想讓參觀者叫不出你的名字。如果你將名牌戴在左胸，你就會(huì)犯這種錯(cuò)誤。應(yīng)把名牌戴在身體的右側(cè)靠近臉的地方，這樣與人握手時(shí)，你的名牌就會(huì)更靠近對(duì)方。